Atur Klasifikasi hingga Retensi Arsip, Basri Harapkan OPD Pahami Regulasi Kearsipan Daerah

bontangpost.id – Efisiensi dinilai penting untuk pengelolaan kearsipan daerah. Hal itu pun didukung dengan regulasi yang ada.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang Retno Febriaryanti mengatakan, terdapat tiga regulasi mengenai kearsipan yang telah dijadikan satu dalam Perwali Kota Bontang Nomor 9 Tahun 2023.

Ia mengungkapkan, perwali tersebut mencakup tiga pokok peraturan. Di antaranya klasifikasi arsip yakni pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori.

Kemudian retensi arsip yang mengatur jangka waktu penyimpanan hingga rekomendasi penetapan jenis kearsipan.

“Dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan atau penyelamatan arsip,” ungkap dia.

Lebih lanjut, sistem klasifikasi dan akses keamanan turut diatur. Jika demikian, ia berharap indeks kearsipan Pemkot Bontang dapat ditingkatkan.

Sementara Wali Kota Bontang Basri Rase menjelaskan, arsip memegang peranan penting dalam rekam jejak pengembangan daerah.

“Era digital mesti digunakan dengan baik untuk menyempurnakan pengelolaan arsip,” jelasnya.

Menurutnya, transformasi yang terjadi dari arsip tekstual menjadi digital sangat diperlukan. Terutama untuk menciptakan proses kearsipan yang aman dan efisien.

Maka dari itu, ia mengharapkan kepada seluruh OPD agar memahami dan menerapkan aturan yang ada. Mengingat OPD menyumbang sekitar 40 persen penilaian indeks kearsipan.

“Jadi enggak ada lagi OPD yang tidak mengetahui klafisikasi arsip dan jadwal retensinya,” pungkasnya. (*)