bontangpost.id – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang memusnahkan belasan ribu berkas arsip milik Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Pemusnahan dilakukan dengan cara dicacah.
Kepala DPK Kota Bontang Retno Febriaryanti menyebutkan dari 15 OPD di Pemkot Bontang baru 4 OPD yang siap melakukan pemusnahan arsip. Yakni Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud), Badan Kepegawaian (BKPSDM), Sekretariat Dewan, dan Inspektorat Bontang.
“OPD yang siap dan mampu mengelola arsip dengan baik ya baru itu,” ujarnya, Kamis (14/4/2022).
Namun, kata dia membutuhkan waktu sekira satu bulan untuk memusnahkan seluruh arsip. Mengingat dari 4 OPD tersebut 2 di antaranya belum menyetorkan arsip lantaran tengah menunggu Arsip Nasional RI (Anri).
“Hari ini Disdikbud dan BKPSDM yang sudah menyetorkan. Dua OPD lainnya menyusul,” imbuhnya.
Dikatakan Retno, berkas arsip tidak serta merta langsung dimusnahkan. Pemusnahan harus sesuai aturan yang berlaku dan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemusnahan arsip ini juga terlebih dulu harus mendapat persetujuan secara berjenjang baik dari OPD terkait, wali kota, dan Anri.
“Proses pengelolaan arsip membutuhkan waktu yang cukup lama. Kami memilah-milah arsip yang sudah wajar dimusnahkan atau belum bahkan ada yang permanen dan tidak boleh dimusnahkan ” jelasnya.
Ia menambahkan, arsip yang dimusnahkan ini merupakan arsip yang tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan, serta tidak berkaitan dengan proses penyelesaian suatu perkara.
“Ibarat kita punya lemari dan ingin mengisi baju yang baru, berarti kita harus memilah mana baju yang sudah tidak terpakai lalu di keluarkan,” sebut Retno.
Lebih lanjut, ia merincikan terdapat 107 boks yang terdiri 18.267 berkas milik Disdibud Bontang. Berkas yang dimusnahkan terhitung tahun 2007 hingga 2015. Berkas tersebut meliputi usulan beasiswa TK, SD, SMP, daftar gaji guru, buku bahan ajar serta pengadaan barang dan jasa.
Sedangkan 126 Boks berisi 717 berkas milik BKPSDM turut dihancurkan. Berkas sejak 2002 hingga 2017 ini meliputi berkas cuti, berkas absensi, tanda setor terima dan lain-lain.
“Jadi total 18.984 berkas yang akan kami musnahkan dari dua OPD tersebut,” tandasnya. (*)
