Kesalahan Membudaya Dalam Pengelolaan Arsip

Arsip memuat informasi yang berharga khususnya bagi pemiliknya. Untuk itulah arsip perlu dikelola dengan baik dan benar. Namun, secara tidak sadar, kita sering melakukan kesalahan dalam mengelola arsip. Kesalahan yang tidak kita sadari dan terus-menerus dilakukan akhirnya menjadi budaya dalam pengelolaan arsip. Kesalahan yang membudaya tersebut diantaranya ada lima.

Pertama adalah melubangi arsip. Kesalahan ini biasanya didasari oleh media simpan arsip berupa bantex atau gungyu. Melubangi arsip merupakan bagian dari merusak arsip karena menjadikan fisik arsip cacat. Lebih dari itu, melubangi arsip bisa jadi dapat menjadikan hilangnya sebagian informasi yang terkandung di dalam arsip. Dampak paling fatal dari melubangi arsip ini akan sangat terlihat bila dilakukan pada arsip yang memuat data angka, seperti arsip keuangan.

Hilangnya jumlah digit angka akibat lubang arsip menjadikan arsip tidak dapat digunakan langsung melainkan memerlukan arsip terkait atau bahkan penafsiran.
Kedua, mencoret arsip menggunakan tinta permanen. Arsip yang kita terima sudah seharusnya bersih dan terbebas dari segala macam bentuk coretan.

Pembubuhan coretan yang biasa dilakukan adalah menggunakan stabilo. Mencoret arsip menggunakan stabilo sangat tidak dianjurkan dalam pengadministrasian arsip. Hal ini dikhawatirkan terjadi reaksi kimia antara kertas, tinta, dan stabilo yang memungkinkan terjadinya pengaburan tulisan (teks).

Ketiga, mendisposisi pada fisik arsip. Pendisposisian tidak diperbolehkan pada lembar fisik arsip, melainkan tercatat pada lembar tersendiri, yaitu lembar disposisi. Kalaupun harus memberi disposisi dengan maksud memberi penegasan maka pergunakanlah pensil, bukan pulpen atau tinta permanen lainnya. Hal ini dikhawatirkan bahwa coretan atau catatan yang dibubuhkan dengan tinta permanen pada arsip akan ditafsirkan menjadi bagian dari informasi arsip.

Keempat, melaminating arsip. Melaminating yang sering kita jumpai adalah melapisi ke dua sisi arsip dengan dua lembar plastik dan dipanaskan dengan alat laminating sehingga kedua sisi plastik melekat dengan fisik arsip. Parahnya, arsip yang sering kita jumpai dalam keadaan dilaminating adalah arsip penting/vital, seperti ijazah, piagam, dan sertifikat.

Asumsi sebagian besar orang, arsip akan lebih awet jika dilaminating. Pendapat ini tidak tepat, karena menurut ilmu kearsipan, melaminating menjadikan fisik arsip mudah rapuh karena fisik arsip menyatu dengan dua lembar plastik yang dipanaskan pada suhu yang tinggi.

Melaminating yang dikenal umum oleh masyarakat kita berbeda dengan laminasi dalam ilmu kearsipan. Laminasi arsip adalah metode perawatan arsip dengan melapisi arsip menggunakan bahan khusus berupa kertas tisu khusus dan lem khusus yang bebas asam. Tujuan dari penggunaan bahan bebas asam tersebut adalah untuk mencegah kerusakan arsip akibat mikroorganisme.

Kelima, penggunaan trigonal clip dan binder clip. Penggunaan trigonal clip dan binder clip dalam jangka waktu yang lama dikhawatirkan dapat merusak arsip. Kerusakan yang ada biasanya ditimbulkan akibat karat yang ada pada kedua benda tersebut. Jika terpaksa harus menggunakan trigonal clip atau binder clip sebaiknya alasi arsip dengan bahan plastik sebelumnya.

Tujuannya agar karat yang ditimbulkan oleh kedua benda tersebut tidak bereaksi langsung dengan arsip yang notabene berbahan kertas dan mudah rusak. Khusus untuk berkas arsip yang tebal dan harus disimpan menjadi satu, sebaiknya berkas arsip diikat menggunakan benang arsip atau benang godam.

Itulah setidaknya lima kesalahan yang membudaya dan sering kita jumpai dalam pengelolaan arsip. Semoga dengan mengetahui kesalahan-kesalahan tersebut kita menjadi kian sadar cara memperlakukan arsip dengan baik dan benar.