BONTANG – Badak LNG menggelar “Supervisi dan Evaluasi Sistem Kearsipan 2018” yang melibatkan seluruh unit kerja (central file) di lingkungan Badak LNG dan Jakarta, Jumat (21/9) lalu. Program tersebut telah dimulai sejak 6 Agustus sampai dengan 10 September 2018.
Pelaksanaan kegiatan ini dikarenakan record center atau unit kearsipan mempunyai tanggung jawab untuk mengoordinasikan sistem kearsipan di perusahaan. Serta mengelola, menyimpan, dan menyusutkan arsip-arsip inaktif sesuai Pedoman Kebijakan atau prosedur nomor PPG/PTB-BJ12/001 dan Undang-Undang 43 tahun 2009 tentang Kersipan.
Adapun dasar penilaian terkait tingkat pengetahuan sekretaris dalam penguasaan teori serta implementasi klasifikasi arsip. Seberapa lama penemuan kembali arsip dan seberapa mudah sekretaris atau pengelola menemukan arsip yang dibutuhkan, bagaimana mengelola surat masuk dan surat keluar, pemanfaatan e-record, kemauan untuk mengetahui ilmu kearsipan, mempunyai jadwal retensi arsip (JRA) dan dasar hukum lain, paham dan melaksanakan mekanisme penyerahan arsip inaktif ke record center, hingga paham dalam melaksanakan mekanisme pemusnahan arsip baik, arsip aktif, maupun in aktif.
Dalam mengemban tugas dan tanggung jawabnya, record center sudah memberikan prestasi terbaik untuk perusahaan. Yang mana pada 2016, unit kearsipan mendapatkan predikat Unit Kearsipan Terbaik tingkat nasional kategori BUMN. Sementara di 2017 mendapatkan penghargaan Arsiparis Terbaik tingkat nasional kategori BUMN yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pjs Chief Operating Officer Badak LNG, Bambang Prijadi menerangkan, Badak LNG telah beroperasi dengan aman, andal, dan terpercaya sejak 1975. Tentunya didukung dari segala faktor, salah satunya arsip. Saat ini penanganannya dilakukan generasi melenial dengan sistem integrasi dan terkomputerisasi sejak 20 tahun lalu.
“Berusaha dalam hal ini merasa penting untuk melakukan arsip secara integrasi dengan gedung yang terpusat (record center). Karena arsip ini penting untuk memudahkan kita mencari dokumen juga lebih cepat mencari dokumen untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Itulah tujuan menyusun secara integrasi,” ucap Bambang.
Disebutkan, setelah lebih dari 20 tahun, Badak LNG perlu perbaikan salah satunya melakukan pembenahan. Dengan diraihnya penghargaan pada 2017 lalu sebagai bukti sistem kearsipan telah mengalami pembenahan secara terus-menerus. Serta mendatangkan Risnawati dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim untuk menyupervisi terkait “Pecintaan Arsip dan Manajemen Arsip”.
Bambang berujar, pihaknya selalu memastikan apakah praktik kearsipan yang ada di PT Badak NGL sampai saat ini sesuai dengan standar nasional maupun internasional. Sehingga dapat diketahui hal-hal pembenahan dari sistem kearsipan.
“Hasil itu bukan hanya skor. Tapi lebih penting hasil pengawasan itu masih ada roh untuk melakukan pembenahan secara terus-menerus. Dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim yang telah melakukan supervisi. Di mana saja sih item-item yang harus kita perbaiki sesuai dengan sinergi dan inovasi di Badak LNG,” ucap dia.
Untuk para pemenangnya, terdiri dari 15 unit kerja berdasarkan dua kategori terbaik dan baik menurut penataan arsip di central file. Yakni Maintenance Planning & Turn Around, Security Section, Instrumen Section, Lab & Environment Section, Services Departement, Human Resource Services, Warehouse & Supply Chain, dan Process Train sebagai pemenang unit kerja kategori baik.
Sementara 6 central file kategori terbaik diraih Electrical Section pada urutan pertama, dilanjut Internal Audit, Accounting Operation & Control, Director & COO, Procurement & Contract, dan She Q Departement.
Sementara itu, Senior Manager Corporate Communication Badak LNG, Hanes Utama mengucapkan selamat kepada pemenang yang telah melaksanakan kearsipan PT Badak LNG dengan baik. Kegiatan ini terinspirasi dari rekan di record center. Bahwa disadari peran Arsiparis sangat tinggi di dalam kegiatan sehari-hari. Terbukti dari beberapa kegiatan kepedulian kementerian, sehingga perlu memberikan penghargaan ini.
“Di 2016 sistem kearsipannya yang mendapatkan penghargaan. Sementara di 2017 Arsiparisnya. Kami berharap teman-teman lainnya dapat ujuk gigi sehingga bisa merasakan bagaimana penata arsip itu dapat diikutkan di tingkat nasional,” tutur Hanes sekaligus menutup kegiatan itu. (ra/adv)
