BONTANGPOST.ID, Bontang – Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Proses tersebut memiliki ketentuan ketat yang wajib dipatuhi agar tidak menimbulkan persoalan hukum maupun hilangnya dokumen penting negara.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang mengingatkan seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) untuk mengikuti prosedur resmi dalam setiap proses pemusnahan arsip, sesuai ketentuan yang berlaku.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, menegaskan bahwa tidak semua arsip yang sudah lama dapat langsung dimusnahkan. Setiap dokumen harus dipastikan telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna sebelum dilakukan pemusnahan.
“Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap dokumen yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, tidak dilarang oleh peraturan lain, serta tidak sedang terkait perkara hukum yang masih berjalan,” ujarnya, Senin (8/6/2026).
Ia menjelaskan, proses pemusnahan arsip harus melalui tahapan yang jelas, mulai dari penilaian arsip, pembentukan tim penilai, hingga koordinasi dengan lembaga kearsipan daerah. Hal ini penting untuk memastikan tidak terjadi kesalahan dalam penghapusan dokumen.
Menurutnya, dalam sejumlah kasus, arsip lama yang dianggap tidak penting ternyata masih dibutuhkan sebagai alat bukti dalam audit, pemeriksaan, maupun penyelesaian sengketa hukum.
“Sering kali dokumen lama ternyata masih diperlukan sebagai bukti dalam proses audit atau penegakan hukum,” katanya.
DPK Bontang juga mengingatkan adanya ketentuan lain yang mengatur masa simpan dokumen, khususnya catatan transaksi keuangan yang wajib disimpan minimal lima tahun sesuai regulasi yang berlaku.
“Karena itu, setiap instansi harus benar-benar memahami aturan sebelum melakukan pemusnahan dokumen,” tambahnya.
Peringatan ini merujuk pada Pasal 79 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang kearsipan yang mengatur mekanisme pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan.
Melalui sosialisasi yang terus dilakukan, DPK Bontang berharap seluruh aparatur memahami bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar kegiatan administrasi, melainkan proses yang memiliki konsekuensi hukum dan harus dilaksanakan secara cermat.
Dengan kepatuhan terhadap prosedur tersebut, pemerintah daerah diharapkan dapat menjaga akuntabilitas sekaligus memastikan setiap dokumen penting tetap tersedia ketika dibutuhkan untuk pelayanan publik, audit, maupun penegakan hukum. (*)
