BONTANGPOST.ID, Bontang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang mengingatkan seluruh perangkat daerah dan lembaga publik agar tidak mengabaikan pengelolaan arsip. Selain berfungsi sebagai dokumen administrasi, arsip memiliki peran penting sebagai alat bukti hukum dalam setiap proses pemeriksaan maupun audit penggunaan anggaran negara.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, mengatakan setiap kegiatan yang menggunakan anggaran pemerintah wajib didukung dokumen yang lengkap dan tersimpan dengan baik. Arsip tersebut menjadi bukti bahwa suatu program atau kegiatan benar-benar telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku.
Menurutnya, ketika terjadi pemeriksaan oleh aparat penegak hukum maupun lembaga pengawas, arsip menjadi dokumen utama yang akan diminta untuk memverifikasi penggunaan anggaran.
“Kalau ada penggunaan anggaran, harus ada bukti pendukungnya. Harus ada dokumen, nota, laporan kegiatan, dan dokumen lainnya yang menunjukkan bahwa kegiatan tersebut benar-benar dilaksanakan,” ujarnya, Senin (8/6/2026).
Retno menegaskan bahwa penjelasan atau pengakuan secara lisan tidak cukup untuk membuktikan pelaksanaan suatu kegiatan. Tanpa arsip yang lengkap, proses pertanggungjawaban akan sulit dilakukan meskipun kegiatan tersebut benar-benar telah dilaksanakan.
Ia mencontohkan, setiap pengadaan barang, pelaksanaan program, maupun kegiatan yang menggunakan dana negara harus memiliki dokumen pendukung, mulai dari nota pembelian, kontrak kerja, berita acara, laporan kegiatan, hingga dokumentasi pelaksanaan.
“Sebagus apa pun penjelasan yang diberikan, kalau tidak ada arsipnya, tidak ada bukti pendukungnya, maka akan sulit dibuktikan. Arsip itulah yang menjadi dasar verifikasi,” tegasnya.
Lebih lanjut, Retno mengingatkan bahwa pengelolaan arsip juga diatur dalam peraturan perundang-undangan. Karena itu, tindakan menghilangkan atau memusnahkan arsip tanpa prosedur yang sah dapat berujung pada sanksi administratif hingga pidana.
Untuk meminimalkan risiko kehilangan dokumen, DPK Bontang terus mendorong penguatan sistem kearsipan di seluruh perangkat daerah, termasuk melalui digitalisasi arsip atau e-arsip. Langkah tersebut dinilai penting untuk meningkatkan keamanan dokumen sekaligus mempermudah proses pencarian data ketika dibutuhkan.
“Kesadaran bahwa arsip merupakan bukti hukum harus terus ditanamkan agar seluruh penyelenggara pemerintahan dapat menjalankan tugasnya secara profesional, transparan, dan bertanggung jawab,” pungkasnya. (*)
