BONTANGPOST.ID, Bontang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang menegaskan bahwa arsip merupakan salah satu aset strategis yang memiliki peran penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, mengatakan arsip tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi, tetapi juga menjadi bukti kepemilikan, legalitas, dan perlindungan terhadap berbagai aset yang dimiliki pemerintah daerah.
Menurutnya, setiap aset yang diperoleh melalui anggaran negara harus didukung oleh dokumen dan arsip yang lengkap. Tanpa arsip yang memadai, keberadaan suatu aset akan sulit dibuktikan baik secara administratif maupun hukum.
“Arsip itu juga merupakan aset. Karena melalui arsip kita bisa menunjukkan bahwa suatu barang atau kegiatan benar-benar ada dan memang menjadi milik pemerintah,” ujarnya, Senin (8/6/2026).
Retno menjelaskan berbagai aset daerah, mulai dari bangunan pemerintah, fasilitas publik, sarana pendidikan, koleksi perpustakaan, hingga barang hasil pengadaan, membutuhkan arsip sebagai bukti keberadaan dan kepemilikannya.
Ia menambahkan, arsip menjadi dokumen penting ketika terjadi sengketa, audit, maupun pemeriksaan. Dokumen tersebut dapat digunakan untuk membuktikan status kepemilikan, penggunaan, dan riwayat suatu aset.
Sebaliknya, apabila arsip tidak tersedia atau hilang, pemerintah berpotensi mengalami kesulitan dalam mempertahankan hak atas aset yang dimiliki. Kondisi itu dapat menimbulkan kerugian dari sisi administrasi maupun hukum.
Karena itu, DPK Bontang terus mendorong penguatan tata kelola arsip di seluruh perangkat daerah. Selain menjaga keamanan dokumen fisik, setiap instansi juga didorong untuk mempercepat digitalisasi arsip agar informasi penting tersimpan lebih aman dan mudah diakses kembali saat dibutuhkan.
Menurut Retno, transformasi menuju sistem arsip elektronik atau e-arsip menjadi langkah penting dalam menghadapi tantangan pengelolaan dokumen di era digital.
“Sistem e-arsip memungkinkan dokumen tersimpan lebih rapi, terintegrasi, dan memiliki risiko kehilangan yang lebih kecil dibandingkan penyimpanan konvensional,” jelasnya.
Melalui penguatan sistem kearsipan tersebut, DPK berharap seluruh aset daerah dapat terdokumentasi dengan baik sehingga memiliki perlindungan hukum yang kuat dan mudah ditelusuri kapan pun diperlukan.
“Ketika arsip tersimpan dengan baik, aset daerah juga akan lebih terlindungi. Kita bisa menunjukkan bukti kepemilikan dan penggunaan aset kapan saja dibutuhkan,” pungkasnya. (*)
