BONTANGPOST.ID, Bontang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang menegaskan pentingnya tata kelola arsip sebagai bagian dari upaya mewujudkan pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, mengatakan arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga menjadi alat bukti utama dalam mempertanggungjawabkan setiap penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).
Menurutnya, seluruh kegiatan yang dibiayai APBD wajib memiliki dokumentasi lengkap dan tersimpan secara sistematis, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan.
“Seluruh kegiatan yang dibiayai APBD wajib memiliki dokumentasi yang lengkap dan tersimpan dengan baik. Semua tahapan harus didukung arsip yang sah dan mudah ditelusuri kembali,” ujarnya, Senin (8/6/2026).
Retno menjelaskan, arsip merupakan bukti bahwa dana publik telah digunakan sesuai peruntukannya. Tanpa dokumentasi yang tertata dengan baik, pelaksanaan suatu kegiatan akan sulit dibuktikan meskipun kegiatan tersebut benar-benar telah dilaksanakan.
“Setiap dana yang dibelanjakan pemerintah harus dapat dipertanggungjawabkan. Pertanggungjawaban itu diwujudkan melalui arsip,” katanya.
Ia mencontohkan, setiap program yang menggunakan anggaran daerah harus dilengkapi bukti transaksi, laporan kegiatan, dokumentasi pelaksanaan, hingga dokumen pendukung lainnya yang tersimpan secara aman dan mudah diakses saat diperlukan.
Lebih lanjut, Retno menekankan bahwa manfaat arsip tidak hanya dirasakan saat kegiatan berlangsung. Arsip juga menjadi sumber informasi penting untuk kebutuhan audit, evaluasi program, maupun pemeriksaan oleh lembaga pengawas di masa mendatang.
Menurutnya, keberadaan arsip memastikan rekam jejak penggunaan anggaran tetap dapat ditelusuri meskipun pejabat yang bertanggung jawab sudah berpindah tugas atau tidak lagi menjabat.
“Arsip menjadi warisan pertanggungjawaban. Ketika suatu saat dibutuhkan, kita masih bisa menunjukkan bukti bahwa kegiatan tersebut memang dilaksanakan sesuai aturan,” ujarnya.
Untuk meningkatkan kualitas layanan kearsipan, DPK Bontang terus mendorong transformasi pengelolaan arsip menuju sistem digital atau e-arsip. Langkah ini dinilai mampu meningkatkan keamanan dokumen, mempercepat pencarian data, serta meminimalkan risiko kehilangan arsip akibat kerusakan fisik.
Melalui pengelolaan arsip yang tertib dan modern, DPK berharap transparansi pemerintahan semakin kuat serta seluruh penggunaan APBD dapat dipertanggungjawabkan secara jelas kepada masyarakat. (*)
