BONTANGPOST.ID, Bontang – Transformasi digital mendorong perubahan besar dalam pengelolaan arsip. Jika sebelumnya arsip disimpan dalam bentuk fisik dan membutuhkan ruang besar, kini pemerintah daerah didorong melakukan alih media untuk meningkatkan efisiensi sekaligus memperkuat perlindungan informasi penting.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang menjadikan program digitalisasi arsip sebagai salah satu prioritas dalam pengembangan tata kelola kearsipan modern. Melalui program ini, dokumen fisik dialihkan ke bentuk digital agar lebih mudah diakses, dicari, sekaligus diamankan.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, mengatakan alih media arsip bukan hanya soal pengurangan ruang penyimpanan, tetapi juga langkah strategis untuk menjamin keberlanjutan informasi penting milik pemerintah daerah.
Ia menambahkan, terdapat arsip vital yang memiliki peran krusial karena berkaitan dengan keberlangsungan operasional instansi serta hak dan kewajiban pemerintah maupun masyarakat.
“Kita harus gerak cepat melakukan alih media arsip sesuai amanat Pasal 49 ayat (2) PP 28 Tahun 2012. Ini juga ditunjang program arsip vital berdasarkan Pasal 50 ayat (4) untuk memproteksi data strategis daerah dari risiko kerusakan permanen,” ujar Retno, Senin (8/6/2026).
Menurutnya, arsip vital harus mendapat perlindungan khusus karena kehilangan dokumen tersebut dapat berdampak serius terhadap pelayanan publik, kepastian hukum, hingga pengelolaan aset daerah.
Karena itu, DPK Bontang meminta seluruh OPD melakukan identifikasi dan inventarisasi arsip vital yang dimiliki masing-masing instansi sebagai dasar penyusunan program perlindungan arsip yang lebih terarah dan berkelanjutan.
“Langkah ini menjadi dasar dalam menyusun program perlindungan arsip yang lebih terarah dan berkelanjutan,” ujarnya.
Retno juga menekankan bahwa perlindungan arsip vital tidak cukup hanya dengan menyimpan salinan digital. Diperlukan sistem keamanan informasi yang memadai, termasuk penggunaan server yang aman, backup data berkala, serta pengaturan hak akses yang ketat.
“Dokumen penting harus memiliki sistem pengamanan berlapis. Jangan sampai data strategis hilang karena kerusakan perangkat, bencana, atau ancaman siber,” tegasnya.
Melalui percepatan digitalisasi dan penguatan program arsip vital, DPK Bontang berharap seluruh instansi pemerintah dapat menjaga keberlangsungan informasi penting yang menjadi dasar pelayanan publik dan pembangunan daerah.
“Dengan sistem yang lebih modern dan aman, proses pengambilan keputusan juga bisa lebih cepat karena data tersedia secara akurat dan mudah diakses,” pungkasnya.
