BONTANG – Dalam upaya mengurangi penggunaan kertas dan memaksimalkan efektivitas pekerjaan serta efisiensi keuangan di pemerintah Kota Bontang, Sekretariat DPRD (Setwan) Bontang meluncurkan aplikasi e-Risalah.
Risalah atau notulen yang diterapkan selama ini membutuhkan waktu yang lama, baik dalam proses pengetikan dan koreksi pimpinan DPRD. Sementara banyak rapat dan kegiatan yang mesti dilakukan alat kelengkapan dewan (AKD).
Sehingga dibutuhkan cara yang lebih cepat dan memiliki kualitas baik dalam penyajiannya. Terlebih belanja kertas di lingkungan Setwan dalam setahun cukup besar. Setiap rapat minimal membutuhkan puluhan kertas.
“Untuk tahap awal e-Risalah masih mengakomodir urusan di bagian risalah, seperti notulen rapat,” jelas Sekretaris DPRD (Sekwan) Bontang, Lukman, dalam presentasinya belum lama ini.
Ia menyebut perlu penerapan teknologi dan informasi dalam penyajian risalah, sebab ke depannya akan berkesinambungan. Untuk itulah Lukman berinovasi dalam penerbitan sistem risalah yang smart dan green di sekretariat DPRD Bontang.
Lanjut Lukman menyampaikan, butuh kurun waktu satu tahun untuk solusi program IT dalam penaskahan risalah dapat direalisasikan, dengan tetap berstandar pada analisis kajian problem solving seperti analisa SWOT (Strenght, Weakness, Oportunity, Threat).
“Dengan menggunakan analisa SWOT, segala potensi kelemahan, peluang dan cara mengatasi menjadi instrumen analisis dalam keterkaitan pengembangan e-Risalah di Sekretariat DPRD kota Bontang,” katanya.
Melalui e-Risalah, Lukman mengatakan ke depannya juga dapat digunakan untuk pembahasan rancangan peraturan daerah (Raperda). Di samping itu, setwan juga mulai menggunakan tanda tangan elektronik. Melalui aplikasi ini, hasil notulen rapat bisa diteken oleh pejabat terkait melalui elektronik.
Ia berharap, aplikasi e-Risalah tersebut mendapat dukungan dari semua pihak untuk diterapkan. Paling tidak dapat mempercepat pembuatan risalah oleh setwan. (Arsyad Mustar/adv)
