BONTANGPOST.ID, Bontang – Upaya penataan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bontang terus berjalan. Sepanjang Januari hingga 17 Juni 2026, sebanyak 4.293 arsip milik organisasi perangkat daerah (OPD) telah dimusnahkan setelah dinyatakan habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna sesuai ketentuan kearsipan.
Kepala Bidang Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang, Eviyanti, mengatakan pemusnahan arsip merupakan bagian penting dalam pengelolaan arsip untuk mencegah penumpukan dokumen di setiap perangkat daerah.
“Sejak Januari hingga 17 Juni 2026, sudah ada empat OPD yang melaksanakan pemusnahan arsip sesuai prosedur yang berlaku. Kegiatan ini penting untuk menjaga efektivitas pengelolaan arsip sekaligus memastikan dokumen yang sudah habis masa retensinya dapat ditindaklanjuti dengan tepat,” ujarnya.
Berdasarkan data DPK Bontang, pemusnahan arsip dengan masa retensi di bawah 10 tahun dilakukan oleh tiga OPD. Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) memusnahkan 147 nomor arsip, Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) sebanyak 1.007 berkas, serta Dinas Lingkungan Hidup (DLH) sebanyak 136 berkas.
Sementara itu, pemusnahan arsip dengan masa retensi di atas 10 tahun dilakukan oleh Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana (DP3AKB) dengan total 3.003 berkas.
Eviyanti menjelaskan, setiap pemusnahan arsip wajib melalui tahapan yang telah ditetapkan dalam peraturan kearsipan, mulai dari identifikasi, penilaian arsip, hingga memperoleh persetujuan dari pihak berwenang.
“Pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Semua harus melalui mekanisme yang jelas karena arsip merupakan dokumen negara yang memiliki nilai pertanggungjawaban. Karena itu, kami selalu melakukan pendampingan kepada OPD agar prosesnya sesuai ketentuan,” katanya.
Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik tidak hanya bertujuan mengurangi penumpukan dokumen, tetapi juga mendukung tertib administrasi pemerintahan.
“Arsip yang tertata akan memudahkan proses pencarian dokumen saat diperlukan serta meningkatkan efisiensi pelayanan,” jelasnya.
Selain pemusnahan arsip, DPK Bontang juga menjalankan program penyerahan arsip statis dari OPD kepada lembaga kearsipan daerah. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai sejarah dan wajib dipelihara secara permanen sebagai memori kolektif daerah.
Namun hingga pertengahan Juni 2026, belum ada OPD yang menyerahkan arsip statis kepada DPK Bontang.
“Untuk penyerahan arsip statis sampai saat ini belum ada yang dilaksanakan. Belum terdapat arsip yang memenuhi kriteria untuk diserahkan, baik pada kategori di bawah maupun di atas 10 tahun sesuai hasil penilaian yang dilakukan,” jelasnya.
DPK Bontang berharap seluruh perangkat daerah semakin aktif melakukan penataan dan penyusutan arsip secara berkala agar pengelolaan dokumen pemerintahan berjalan lebih tertib, efektif, dan profesional.
“Arsip bukan hanya dokumen administrasi, tetapi juga bagian dari akuntabilitas pemerintahan dan sumber informasi yang harus dikelola dengan baik. Karena itu, kami terus membuka layanan konsultasi dan pendampingan bagi OPD,” tutupnya. (*)
