BONTANGPOST.ID, Bontang – Upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang tertib, profesional, dan akuntabel tidak lepas dari sistem administrasi yang tertata dan terstandar. Untuk itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang terus mendorong penerapan instrumen pengelolaan arsip dinamis di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD).
Langkah ini merupakan bagian dari implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan. Melalui sosialisasi dan pembinaan berkelanjutan, DPK Bontang berupaya menyamakan persepsi antar-OPD agar pengelolaan arsip tidak lagi berjalan dengan pola yang berbeda-beda.
Kepala DPK Bontang, Retno Febriaryanti, menegaskan bahwa keseragaman sistem administrasi menjadi fondasi penting dalam menciptakan pelayanan publik yang efektif dan efisien. Dengan standar yang sama, proses penciptaan hingga penyimpanan arsip dapat dilakukan lebih tertib dan mudah ditelusuri kembali saat dibutuhkan.
Adapun empat instrumen utama yang wajib diterapkan di seluruh instansi pemerintah meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, serta jadwal retensi arsip (JRA).
“Instrumen ini merupakan amanat Pasal 32 ayat (3) PP 28 Tahun 2012. Seluruh instansi di Bontang wajib mengimplementasikannya agar tercipta keselarasan kerja yang rapi dan terukur,” ujar Retno, Senin (8/6/2026).
Ia menjelaskan, tata naskah dinas berfungsi sebagai pedoman penyusunan surat dan dokumen resmi agar memiliki format seragam. Sementara klasifikasi arsip digunakan untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi sehingga memudahkan pencarian dan penyimpanan.
Kemudian, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis mengatur tingkat kerahasiaan dokumen sekaligus menentukan pihak yang berhak mengakses informasi tertentu. Adapun jadwal retensi arsip menjadi pedoman masa simpan arsip sebelum dimusnahkan atau dialihkan menjadi arsip permanen.
Penerapan empat instrumen tersebut dinilai akan memberikan banyak manfaat, terutama dalam mempercepat temu kembali arsip, meningkatkan efisiensi kerja, serta memperkuat pengawasan administrasi.
“Sering kali waktu terbuang hanya untuk mencari dokumen. Dengan sistem yang baik, arsip dapat ditemukan lebih cepat sehingga pekerjaan lebih efektif,” jelasnya.
Selain aspek regulasi, DPK Bontang juga terus mendorong penguatan kelembagaan dan peningkatan sumber daya manusia (SDM) kearsipan. Menurutnya, pengelolaan arsip bukan sekadar pekerjaan administratif, tetapi fungsi strategis yang membutuhkan kompetensi khusus.
Ia berharap setiap instansi di lingkungan Pemkot Bontang dapat menempatkan aparatur yang memahami prinsip kearsipan dan mampu menjalankan pengelolaan dokumen sesuai standar nasional.
“Dengan demikian, tercipta sistem administrasi pemerintahan yang lebih tertib, modern, dan mampu mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat,” pungkasnya. (*)
