Registrasi arsip surat menyurat dalam sebuah organisasi merupakan bagian awal dalam sebuah organisasi. Dengan registrasi yang tertib dan rapi, tentu akan mempermudah proses penataan arsip dan penemuan kembalinya.
Sampai saat ini, registrasi yang populer digunakan oleh sebagian besar organisasi adalah sistem agenda. Sebagaimana yang kita kenal, sistem ini menggunakan buku agenda untuk mencatat semua surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar. Seiring dengan perkembangan jaman, sistem agenda dinilai memiliki banyak kekurangan yang kurang bisa mengakomodir kebutuhan pengguna arsip saat ini.
Pertama, pemisahan registrasi antara surat masuk dan surat keluar. Dampaknya adalah penataan dan penyimpanan harus sesuai dengan asal diperolehnya surat/arsip tersebut. Surat yang diperoleh dari pihak luar organisasi terhimpun menjadi satu dalam bantex/gung yu “Surat Masuk”. Sedangkan surat yang dibuat oleh internal organisasi dengan peruntukkan pihak di luar organisasi terhimpun menjadi satu dalam bantex/gung yu “Surat Keluar”. Padahal, penataan arsip yang baik dan benar adalah berdasarkan kesatuan dan keutuhan informasi yang terkandung di dalamnya, bukan berdasarkan Surat Masuk dan Surat Keluar. Di lain sisi, Penggunaan bantex/gung yu sendiri sudah tidak dianjurkan dalam pengarsipan sebuah berkas karena harus melubangi media arsip yang berarti merusak fisik arsip.
Kelemahan kedua adalah sulitnya proses penemuan kembali arsip sehingga usaha untuk mendapatkan informasi yang utuh akan memakan waktu yang lama karena harus dicari dalam dua lembar/buku registrasi yang berbeda. Selain itu, arsip pun harus dicari dalam sarana penyimpanan yang terpisah pula, yaitu bantex/gung yu “Surat Masuk” dan “Surat Keluar”.
Ketiga adalah sulitnya mengakses buku agenda jika masih menggunakan pencatatan secara manual dengan tulisan tangan yang tidak jarang sulit dibaca oleh pengguna yang lain.
Mengatasi permasalahan tersebut di atas, sebaiknya penggunaan sistem agenda dikombinasikan dengan sistem pola klasifikasi. Pengkombinasian kedua sistem ini terlebih dahulu dilakukan dengan melakukan peralihan dari sistem agenda yang menggunakan buku dengan pencatatan secara manual menjadi pencatatan dengan menggunakan aplikasi komputer. Aplikasi komputer yang paling sederhana adalah Microsoft Office Excel dan Microsoft Office Access.
Penggunaan aplikasi ini setidaknya mampu memberikan solusi sederhana. Jenis huruf yang terstandar akan mempermudah siapa pun pengguna arsip untuk mengakses agenda. Kesalahan pencatatan saat registrasi pun dapat diperbaiki dengan cepat tanpa meninggalkan bekas tipe-x ataupun coretan. Kelebihan yang lainnya adalah proses pencarian identitas arsip yang lebih mudah dan cepat dengan fasilitas “find”. Bahkan kita pun dapat mengelompokkan data yang kita input sesuai kebutuhan.
Sementara itu, guna mengoptimalkan penggunaan aplikasi berbasis database sederhana tersebut, sistem penataan dan penyimpanan arsip tidak lagi menggunakan sarana yang terpisah seperti “Bantex Surat Masuk” dan “Bantex Surat Keluar”. Melainkan menggunakan filing cabinet dengan metode pola klasifikasi. Artinya, surat yang mempunyai keterkaitan informasi ditata dan disimpan dalam satu sarana berupa folder/map gantung sebagai satu kesatuan informasi. Dengan demikian prinsip keutuhan informasi tetap terjamin.
Dalam kehidupan sehari-hari, penggunaan sistem klasifikasi secara tidak kita sadari telah diaplikasikan dalam teknologi handphone. Dulu, pada awal diciptakannya, handphone mengadopsi sistem agenda, dimana pesan singkat disimpan berdasarkan asal perolehan pesan singkat. Pesan singkat yang diperoleh dari pihak lain akan terkumpul dalam “Kotak Masuk”, sedangkan pesan yang telah kita kirim ke pihak lain akan tersimpan dalam “Kotak Keluar/Terkirim”. Dengan sistem seperti ini, tidak jarang pengguna handphone harus bolak-balik membuka “Kotak Masuk” dan “Kotak Keluar” untuk mengetahui alur pembicaraan guna memperoleh informasi runtut dan utuh. Berbeda halnya dengan teknologi handphone saat ini, penataan dan penyimpanaan pesan singkat dikelompokkan berdasarkan subjek pengirim / objek penerima pesan singkat. Pesan disusun secara kronologis layaknya orang yang sedang mengobrol sehingga pengguna pun lebih mudah mengetahui alur informasi dan lebih mudah mendapatkan informasi yang utuh tanpa harus membuka pesan singkat yang ada di sarana penyimpanan yang berbeda “Kotak Masuk” dan “Kotak Keluar”.
Sebagaimana kita pahami bersama bahwa inti kegiatan registrasi arsip bukanlah sekedar mencatat, tetapi juga mempermudah proses pencarian arsip saat diperlukan. Bahkan bukan hanya itu, prinsip kesatuan dan keutuhan informasi pun harus menjadi pertimbangan prioritas di dalamnya.
Kearsipan bukanlah hal yang monoton tetapi juga memerlukan inovasi dan kreatifitas. Hal ini tentunya berbanding lurus dengan perkembangan media/sarana informasi yang senantiasa berkembang seiring perkembangan teknologi. Pepatah mengatakan “Siapa yang menguasai dunia informasi, dialah sesungguhnya yang akan menguasai dunia”. Pepatah ini menunjukkan bahwa informasi memiliki kekuatan yang luar biasa, arsip salah satunya.
