SAMARINDA – Sebanyak 7.864 berkas arsip eks Biro Keuangan dimusnahkan oleh Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kaltim dan jajaran Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Selasa (6/11) kemarin. Pemusnahan tahap II ribuan berkas tersebut di bawah tahun 2002 dilakukan di Gudang Pemprov Kaltim di Jalan Perjuangan Samarinda.
Dalam sambutannya, Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Provinsi (Setdaprov) Kaltim, Bere Ali mengatakan, ribuan berkas yang dimusnahkan itu terhitung dari tahun 1991 sampai 2002. Berkas itu merupakan milik Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kaltim.
“Saya, OPD lain dapat mencontoh BPKAD. Walau berkas sudah lebih dari sepuluh tahun, OPD tidak boleh memusnahkan sendiri berkas-berkas tersebut. Ada prosedur yang harus dipenuhi, harus diverifikasi, harus dilaporkan dan mendapat persetujuan kepala ANRI,” kata Bere Ali.
Dia menjelaskan, pemusnahan arsip sangat penting dan wajib dilaksanakan sesuai prosedur yang benar. Pemusnahan juga hanya dapat dilakukan terhadap arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya, dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).
Hal penting lain yang harus diperhatikan dalam proses usul pemusnahan berkas yakni, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang. Selain itu, berkas dimaksud juga tidak sedang berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Di sisi lain, pemusnahan arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan. “Kita harus mengapresiasi tim verifikasi pemusnahan di daerah maupun di ANRI. Mereka sudah bekerja keras memilah setiap berkas yang telah habis retensinya,” tutur dia.
Pemusnahan tahap II ribuan berkas itu, Pemprov semula mengusulkan tidak kurang dari 8 ribu berkas arsip. Setelah dilakukan penilaian dan verifikasi oleh ANRI, akhirnya disetujui sebanyak 7.864 berkas arsip yang dimusnahkan. Sementara 136 berkas arsip di antaranya dinyatakan statis.
“Arsip yang dinyatakan statis atau masih memiliki nilai guna, maka berkasnya langsung diserahkan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim,” kata Bere Ali.
Pemusnahan 7.864 berkas itu tertuang dalam surat bernomor KN.00.03/225/2018 tertanggal 11 Oktober 2018 dan ditandatangani Kepala ANRI, Mustari Irawan. Pemusnahan arsip juga mengacu pada Pasal 66, Peraturan Pemerintah (PP) nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Kasubdit Akuisisi Arsip I ANRI, Tato Pujiarto memuji langkah Pemprov Kaltim yang memberikan perhatian serius terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang baik di daerah.
“Kaltim menjadi provinsi ketujuh atau kedelapan yang melaporkan rencana pemusnahan arsipnya kepada ANRI. Yang secara khusus mengundang ANRI menyaksikan pemusnahan arsip langsung di daerah, Kaltim adalah yang pertama,” puji Tato. (*/drh)
