CATATAN
Oleh: Mamik Setyawati, S.Si
Pengelola Data dan Informasi Diskominfotik
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kota Bontang merupakan ex-officio yang memiliki peran penting dalam hal pengelolaan informasi. Sebagai Badan Publik Pemerintah, PPID bertugas menyebarluaskan informasi, mendokumentasikan informasi, menyediakan informasi dan memberikan layanan informasi kepada masyarakat/organisasi. Berdasarkan tugas-tugas tersebut, keberadaan PPID wajib diketahui oleh seluruh aspek masyarakat. Ironisnya, tidak semua masyarakat mengetahui keberadaan PPID Kota Bontang sebagai penyalur informasi. Bahkan tak jarang ASN Kota Bontang pun tidak mengenal PPID.
Pengakuan terhadap eksistensi PPID bukanlan sebuah pilihan, tetapi merupakan sebuah kewajiban, sebagaimana tertuang pada Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Dalam UU tersebut memberikan amanah kepada Badan Publik salah satunya Kota Bontang, untuk membuka informasi seluas-luasnya kepada kepada masyarakat melalui PPID. Hal ini ditindaklanjuti oleh pemerintah Kota Bontang melalui komitmen mewujudkan pemerintahan yang baik (good governance). Yang tertuang dalam Surat Keputusan Walikota Bontang Nomor 426 tahun 2012 tentang Penetapan PPID dan PPID Pembantu Di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang.
Enam tahun semenjak dibentuk, PPID Kota Bontang mengalami beberapa kali perubahan struktur organisasi. Kini, PPID Kota Bontang dikukuhkan dalam SK Walikota Bontang Nomor 16 Tahun 2017 tentang Penetapan PPID dan PPID Pembantu Di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang.
SK Walikota Bontang menetapkan Sekretaris Daerah sebagai PPID Utama yang membawahi 44 PPID Pembantu. Ke – 44 PPID Pembantu tersebut berada di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD), kelurahan, kecamatan dan RSUD Kota Bontang, yang bertanggung jawab dalam penyebaran informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan di masing-masing satuan kerja.
Berlakunya peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, yang diterbitkan pada bulan maret kemaren, mengubah struktur organisasi PPID disetiap pemerintahan daerah. Hal ini tentu saja mempengaruhi perubahan struktur organisasi PPID Kota Bontang dan standar pelayanan informasi dari PPID ke PPID Pembantu di Organisasi Perangkat Daerah.
PPID sebagai motor penggerak PPID pembantu hendaknya saling bersinergi untuk memberikan pelayanan informasi yang efektif dan efisien. Kerja sama yang baik dan berkesinambungan antara PPID Utama dan PPID Pembantu sangat diperlukan. Karenanya, sebagai dinas teknis bidang komunikasi dan informasi publik, Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kota Bontang sebagai pengelola layanan informasi PPID Kota Bontang harus mampu memfasilitasi layanan informasi Kota Bontang yang terletak di Gedung Graha Taman Praja, Blok 1 Lt. 3 Kelurahan Bontang Lestari.
Berada di lobi Diskominfotik, desk layanan informasi didesain elegan untuk kenyamanan masyarakat mendapatkan pelayanan informasi. Petugas layanan yang ramah dan bersahaja, serta sarana yang memadai menambah keanggunan ruangan. Setiap hari Senin – Kamis, masyarakat dapat bermohon informasi sejak pukul 09.00 s/d 15.00 WITA. Untuk hari jumat, layanan informasi hanya beroperasi selama 3 jam, yaitu pukul 09.00 s/d 11.00 WITA.
Menyadari pentingnya keterbukaan informasi dan pelayanan informasi, PPID Kota Bontang mengembangkan berbagai inovasi. Inovasi-inovasi tersebut dilakukan dalam media sosial, media elektronik, maupun media cetak. Dengan inovasi ini diharapkan kebutuhan masyarakat akan informasi dapat terpenuhi. Karena masyarakat mempunyai hak untuk mendapatkan informasi.
Sebagaimana tercantum dalam Undang-undang Dasar Negara Tahun 1945 Pasal 28F, yang menyebutkan “Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia”.
Dalam Undang-undang secara jelas negara mengatur hak warga negara dalam memperoleh informasi. Karenanya sebagai badan publik pemerintah Kota Bontang, PPID harus mampu menjawab kebutuhan informasi masyarakat.
Bertekad menjadikan PPID Kota Bontang sebagai badan publik yang mumpuni, pada tahun 2015, dikembangkan website PPID Kota Bontang. Pengembangan website PPID.bontangkota.go.id ini, dibuat dinamis dengan publikasi kegiatan – kegiatan di lingkungan Pemerintah Kota Bontang.
Dengan website PPID ini diharapkan adanya peran aktif masyarakat dalam memberikan masukan dan saran mengenai pembangunan di Kota Bontang. Karena dalam website ini dikembangkan permohonan informasi, penyampaian kritik dan saran secara online. Tentu saja hal ini sejalan dengan amanah UU KIP.
Selain itu, untuk penyebaran informasi, PPID juga menggunakan media sosial Facebook. Karena penggunaan FB menempati urutan kedua di Indonesia, sebagaimana data WeAreSocial.net dan Hootsuite. Berkat inovasi PPID di tahun ini, PPID Kota Bontang meraih peringkat pertama Bidang Keterbukaan Informasi tingkat Provinsi Kalimantan Timur di Tahun 2016.
Untuk menjawab tututan dalam dunia Teknologi Informatika (TI) dan juga sebagai inovasi dalam memberikan informasi, di tahun 2016 dikembangkan aplikasi e-arsip.bontangkota.go.id. Aplikasi ini merupakan bank informasi. Informasi yang ada didalamnya berasal dari seluruh PPID Pembantu Kota Bontang, meliputi informasi keuangan, kinerja badan publik, informasi bencana, dan lain sebagainya. Dalam aplikasi ini, informasi dikelompokkan menjadi empat bagian penting sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), yaitu informasi berkala, informasi yang tersedia setiap saat, informasi serta merta dan informasi yang dikecualikan.
Tujuan e-arsip adalah untuk integrasi informasi dalam PPID Kota Bontang. Aplikasi ini dapat diakses oleh masyarakat secara langsung, tanpa melalui registrasi. Masyarakat juga dapat langsung mengunggah informasi yang tersedia dengan mudah. Ini merupakan salah satu kelebihan yang diberikan dalam e-arsip. Masyarakat dapat memperoleh informasi, mengelola, dan menggunakan informasi tersebut dimanapun dan kapanpun.
Tahun 2018, dengan konsep pemberian informasi yang smart, untuk kemudahan masyarakat dalam memperoleh informasi, PPID Kota Bontang mengembangkan aplikasi e-arsip dan website PPID mobile yang dapat diakses dalam smartphone.
Pada awal bulan Mei, dalam monitoring dan evaluasi PPID, Komisi Informasi (KI) Provinsi Kalimantan Timur yang diwakili oleh Lilik Lukitasari menyampaikan tidak adanya sengketa informasi di Kota Bontang disebabkan beberapa hal. Pertama, menunjukkan pelayanan informasi yang diberikan oleh PPID efektif dan memuaskan pemohon informasi. Kedua, karena Kota Bontang telah membuka informasi.
Ini bukan sekadar pendapat tanpa bukti, Lilik Lukitasari menjelaskan lebih lanjut, bahwa dalam dua tahun ini, PPID Kota Bontang telah menangani kurang lebih 110 permohonan informasi, baik dari perorangan maupun dari organisasi. Mekanisme pelayanan yang cepat, mudah dan murah (tanpa biaya) menyebabkan tidak adanya sengketa informasi. Di samping itu, adanya aplikasi e-arsip dan website yang informatif menjadikan Kota Bontang layak menjadi kota informatif.
Di usianya yang relatif muda, PPID Kota Bontang telah memperoleh berbagai penghargaan bidang Keterbukaan Informasi Publik Tingkat Propinsi Kalimantan Timur. Dari peringkat 4 yang diperoleh tahun 2015, peringkat satu berturut turut di tahun 2016 dan tahun 2017, dan meraih peringkat kedua pemeringkatan KIP di tahun 2018. Hal ini membuktikan komitmen PPID Kota Bontang dalam mewujudkan Keterbukaan Informasi Publik (KIP).
“Tak Kenal Maka Tak Sayang”. Sebuah ungkapan yang sering kita dengar. Untuk menjadi badan publik Pemerintah Kota Bontang yang dekat dengan masyarakat, PPID harus dikenal oleh masyarakat Kota Bontang dan ASN Kota Bontang. Ini adalah PR bagi PPID Kota Bontang, sekaligus menjadi tantangan bagi Dinas Kominfo dan Statistik Kota Bontang untuk membentuk citra PPID di Kota Bontang. Untuk menjadikan PPID dekat dengan masyarakat Kota Bontang. Tak berlebihan jika kita semua ucapkan “Salam Komunikasi! . Salam Keterbukaan Informasi !”. (***)
